Allo Consultoria - operações empresariais

Imagem de capa: senivpetro / Freepik

Proceder à gestão de uma empresa exige cuidados, planejamento e ações estruturadas que sejam capazes de gerar resultados, tanto para a organização, quanto para os seus clientes e demais interessados (também conhecidos como stakeholders). No entanto, alguns fatores críticos podem estar interferindo diretamente neste processo, muitas vezes, por falta de atenção ou preparo dos gestores e demais tomadores de decisão.

A Allo Consultoria Empresarial entende que é fundamental conhecer esses fatores e variáveis que podem ser de natureza interna ou externa, a fim de agir antecipadamente, o que possibilita uma melhor gestão do risco. Nesse sentido, abordaremos neste artigo os 5 fatores críticos que afetam as operações de uma empresa e as boas práticas de como evitá-los.

1 – Ausência do Planejamento Estratégico

Toda empresa tem motivos para existir, com propósitos bem definidos, baseados em uma missão e visão que orienta o planejamento de longo prazo. Isto é denominado Planejamento Estratégico, que consiste em criar objetivos e metas de, no mínimo, cinco anos.

Parafraseando Lewis Carroll: “se você não sabe onde quer ir, qualquer caminho serve” ilustra perfeitamente o que a ausência do Planejamento Estratégico pode causar na operação da sua empresa. No entanto, um negócio tem na sua principal característica a união de esforços para o alcance de um objetivo comum e preestabelecido.

É a partir do Planejamento Estratégico que haverá o desdobramento das demais atividades, fazendo com que a empresa reúna os recursos necessários para alcançar êxito em suas abordagens. Nesse sentido, deverá estar apoiado em outras três ferramentas: o Plano de Negócio, Modelo de Negócio e o Plano de Ação.

Outras ferramentas podem complementar essa etapa como, por exemplo, o OKR e o PDCA.

2 – Falhas no registro dos dados

Os dados são a menor parte do registro das atividades de uma empresa que, ordenados e classificados, geram informações que refletem o passado, o presente e o futuro das suas operações. Embora seja um elemento fundamental, não é raro que algumas empresas negligenciem a produção e manipulação desses dados, o que a leva a ser uma organização sem histórico, sem um referencial teórico e analítico que ajude no processo de tomada de decisão.

Toda empresa deve ter a preocupação de registrar suas informações de forma fidedigna, facilitando a análise de processos e a implantação dos programas de melhoria contínua.

Allo Consultoria - dados e informações

3 – Ineficiência da gestão financeira

A estrutura de capital é a base do funcionamento de toda empresa, que corresponde aos recursos de terceiros (dívidas e fontes de financiamento) e o recursos próprios (recursos dos sócios e acionistas). Quando uma empresa apresenta ineficiência da gestão financeira gera a desestruturação de todas as demais áreas que a compõe, o que atrapalha as suas operações.

Nesse cenário a disponibilidade de recursos é diretamente afetada e, em muitos casos, os gastos superam as receitas, obrigando os gestores a adotem medidas reativas de corte de gastos. Essa ineficiência da gestão financeira pode ser, inclusive, um dos fatores determinantes que leva as empresas a encerrarem suas atividades.

Algumas medidas devem ser adotadas para evitar esse problema que afeta a operação de tantas empresas. Veja abaixo:

  • Estabeleça as metas operacionais;
  • Estipule o orçamento anual e acompanhe a relação Real x Orçado;
  • Crie cenários e estabeleça estratégias com base em três variáveis: pessimista, mais provável e otimista;
  • Implante e acompanhe os KPIs financeiros;
  • Reaplique os lucros;
  • Classifique adequadamente os centros de custo e fontes geradoras de receitas.

Negligenciar a gestão financeira é uma das maiores fontes de risco para as operações de uma empresa, afinal, esse recurso suporta todas as áreas do negócio.

4 – Processos não estruturados

De forma simples, podemos definir os processos como um conjunto de atividades estruturadas e executadas sequencialmente para a produção de resultados que agreguem valor ao empreendimento. Mesmo sendo uma definição que ao ser aplicada gera resultados expressivos, é comum a negligência nessa área, o que pode gerar retrabalho e aumento de desperdícios.

Além disso, a ausência de processos estruturados e atividades padronizadas aumenta o risco de falhas na operação da sua empresa, que podem afetar desde as áreas de apoio até as de produção.

Nesse sentido, as empresas devem realizar um mapeamento profundo dos seus processos, utilizando inicialmente fluxogramas que permitam visualizar a sequência atual e possíveis pontos de melhoria.

Allo Consultoria - fluxograma de processos

Após esse procedimento será possível aplicar outras ferramentas com foco em processos, como:

  • PDCA;
  • SDCA;
  • Juran’s Trilogy;
  • Six Sigma;
  • Lean.

Outras metodologias podem ser utilizadas, inclusive, em uma combinação entre duas ou mais que possibilitem realizar a estruturação dos processos e a padronização das atividades.

5 – Dificuldade de adaptação às mudanças

Vivenciamos um momento de grande produção de conhecimento e informação, um cenário onde as mudanças são a única certeza que temos. Atividades que antes eram executadas de uma maneira, hoje são totalmente remodeladas e automatizadas. As empresas que não incorporarem a cultura de adaptação às mudanças estão sujeitas ao declínio das suas operações e ficam mais vulneráveis diante dos demais players do mercado.

Conseguir se adaptar às mudanças é fundamental para a sobrevivência das empresas, bem como de encontrar meios de atender as demandas dos consumidores. Uma boa maneira de iniciar esse processo é adotar o benchmarking. Essa metodologia consiste na busca das melhores práticas de outras empresas do mesmo segmento ou correlatas, o que ajuda no processo de adaptação às mudanças, além de servir como base para o pontapé das atividades de P&D — Pesquisa e Desenvolvimento.

Utilize as informações desse artigo para fazer uma análise profunda do que a sua empresa está deixando de dedicar atenção e que podem afetar as operações do negócio. Lembre-se que o processo de gestão é um esforço diário e demanda total dedicação.

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Rafael Lima

Autor Rafael Lima

Administrador, atuação com foco em gestão, planejamento e finanças — CRA-RJ 20-88222. Fascinado pelo mundo empresarial, finanças e economia. Redator e produtor de conteúdo web da Allo Consultoria Empresarial.

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