Ano novo, vida nova! Ou para as empresas “ano novo, software novo”? O fato é que esse é um bom momento para que as empresas possam iniciar o período com um novo software de gestão. Isso ocorre pelo fato de ser mais fácil ter o registro de um ano completo, cabendo apenas a importação dos dados passados, caso seja necessário. Mas você sabe quais são os passos essenciais para implantar um software de gestão na sua empresa?
Neste artigo você vai encontrar 7 etapas essenciais para implantar um software de gestão com sucesso e como cada uma delas se relaciona com o projeto em totalidade.
E se você ainda não sabe qual ERP escolher, leia este outro artigo: 7 dicas de como escolher o software de gestão ideal para as micro e pequenas empresas.
1 — Relacione as necessidades da sua empresa
Tudo deve começar com a reunião geral e, posteriormente, individual para entender as necessidades do negócio. Reúna as lideranças setoriais e faça o levantamento das necessidades. Isso servirá de base para entender o fluxo de trabalho que, consequentemente, orientará os requisitos e processos para implantar um software de gestão.
Em outras palavras, essa primeira etapa cria o briefings inicial, ao qual se desdobrará em várias etapas.
2 — Estabeleça o orçamento do projeto
Se engana quem pensa que o principal desembolso financeiro para essa finalidade seja o da aquisição do software de gestão; a implantação também gera custos e, com isso, é preciso definir o seu orçamento.
Estabelecer o orçamento para implantar um software de gestão é fundamental para que a empresa mantenha o equilíbrio financeiro durante esse período em que ocorrerão vários desembolsos financeiros que viabilize a execução do projeto.
Além disso, a definição do orçamento limita o número de serviços e parceiros envolvidos no projeto, o que garante um melhor uso dos recursos financeiros com base no custo-benefício.
Lembre-se que, além de definir o orçamento, é primordial realizar o acompanhamento, com o objetivo de corrigir qualquer desvio que seja identificado.
3 — Elabore o escopo de implantação
Após fazer o levantamento das necessidades do negócio e definir o orçamento, chegou o hora de estruturar o projeto de implantação do software de gestão. Nessa etapa serão definidos os seguintes tópicos:
- Equipes envolvidas no projeto;
- Definição do framework do projeto;
- Definição do cronograma;
- Entregas parciais;
- Entrega final.
Quanto ao framework e metodologia ágil, os mais utilizados para implantar um software de gestão são o scrum e kanban. Além disso, a ferramenta 5W2H pode ser apropriada para estruturar o escopo e execução do projeto, bem como o Diagrama de Gantt para o acompanhamento da evolução de cada etapa e atividade.
4 — Crie um ambiente de homologação
Com o projeto em andamento e as entregas parciais sendo feitas, é oportuno criar um ambiente de homologação, ou seja, testar o software e simular situações do uso cotidiano da empresa para identificar possíveis falhas que devem ser corrigidas e analisar se as funcionalidades estão em conformidade com o que foi contratado.
Nessa fase é habitual o incremento do projeto, que tem por finalidade sanar necessidades pontuais que não foram identificadas nas fases anteriores, desde que, não altere o escopo do projeto de implantação.
5 — Treine os seus colaboradores
Uma etapa muito importante ao implantar um software de gestão é o treinamento dos colaboradores que utilizarão a ferramenta no dia a dia de trabalho. Não são raros os casos de negligência nessa fase do projeto, o que torna o processo de implantação, homologação e produção ineficiente.
Colaboradores treinados farão melhor uso da ferramenta, o que otimizará a sua produtividade no dia a dia, gerando resultados cada vez mais expressivos.
6 — Acompanhe os resultados
A sexta etapa deve acompanhar todo o projeto de implantação do software de gestão, onde os resultados parciais e totais devem ser medidos por KPI — Key Performance Indicator (indicador-chave de desempenho). Isso garante que tudo transcorra nos parâmetros esperados, onde a palavra de ordem é: gerenciamento.
7 — Encerramento do projeto de implantação
A última etapa é o encerramento do projeto de implantação do software de gestão, onde o ambiente de homologação é substituído pelo ambiente de produção e as atividades suportadas pela ferramenta passam a ter valor efetivo e a compor o conjunto de dados e informações do negócio.
É sempre bom ter um projeto documentado e regido por um acordo formal e, nessa fase, é entregue o termo de encerramento, ou seja, sua principal função é a aceitação das entregas, além do arquivamento de toda a documentação coletada.
Se você seguir essas 7 etapas essenciais que citamos aqui, certamente, o processo de implantação do software de gestão na sua empresa será efetivo e sem maiores transtornos.
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