Allo Consultoria - Implantar um software de gestão

Ano novo, vida nova! Ou para as empresas “ano novo, software novo”? O fato é que esse é um bom momento para que as empresas possam iniciar o período com um novo software de gestão. Isso ocorre pelo fato de ser mais fácil ter o registro de um ano completo, cabendo apenas a importação dos dados passados, caso seja necessário. Mas você sabe quais são os passos essenciais para implantar um software de gestão na sua empresa?

Neste artigo você vai encontrar 7 etapas essenciais para implantar um software de gestão com sucesso e como cada uma delas se relaciona com o projeto em totalidade.

E se você ainda não sabe qual ERP escolher, leia este outro artigo: 7 dicas de como escolher o software de gestão ideal para as micro e pequenas empresas.

1 — Relacione as necessidades da sua empresa

Tudo deve começar com a reunião geral e, posteriormente, individual para entender as necessidades do negócio. Reúna as lideranças setoriais e faça o levantamento das necessidades. Isso servirá de base para entender o fluxo de trabalho que, consequentemente, orientará os requisitos e processos para implantar um software de gestão.

Em outras palavras, essa primeira etapa cria o briefings inicial, ao qual se desdobrará em várias etapas.

2 — Estabeleça o orçamento do projeto

Se engana quem pensa que o principal desembolso financeiro para essa finalidade seja o da aquisição do software de gestão; a implantação também gera custos e, com isso, é preciso definir o seu orçamento.

Estabelecer o orçamento para implantar um software de gestão é fundamental para que a empresa mantenha o equilíbrio financeiro durante esse período em que ocorrerão vários desembolsos financeiros que viabilize a execução do projeto.

Além disso, a definição do orçamento limita o número de serviços e parceiros envolvidos no projeto, o que garante um melhor uso dos recursos financeiros com base no custo-benefício.

Lembre-se que, além de definir o orçamento, é primordial realizar o acompanhamento, com o objetivo de corrigir qualquer desvio que seja identificado.

3 — Elabore o escopo de implantação

Após fazer o levantamento das necessidades do negócio e definir o orçamento, chegou o hora de estruturar o projeto de implantação do software de gestão. Nessa etapa serão definidos os seguintes tópicos:

  • Equipes envolvidas no projeto;
  • Definição do framework do projeto;
  • Definição do cronograma;
  • Entregas parciais;
  • Entrega final.

Quanto ao framework e metodologia ágil, os mais utilizados para implantar um software de gestão são o scrum e kanban. Além disso, a ferramenta 5W2H pode ser apropriada para estruturar o escopo e execução do projeto, bem como o Diagrama de Gantt para o acompanhamento da evolução de cada etapa e atividade.

4 — Crie um ambiente de homologação

Com o projeto em andamento e as entregas parciais sendo feitas, é oportuno criar um ambiente de homologação, ou seja, testar o software e simular situações do uso cotidiano da empresa para identificar possíveis falhas que devem ser corrigidas e analisar se as funcionalidades estão em conformidade com o que foi contratado.

Nessa fase é habitual o incremento do projeto, que tem por finalidade sanar necessidades pontuais que não foram identificadas nas fases anteriores, desde que, não altere o escopo do projeto de implantação.

5 — Treine os seus colaboradores

Uma etapa muito importante ao implantar um software de gestão é o treinamento dos colaboradores que utilizarão a ferramenta no dia a dia de trabalho. Não são raros os casos de negligência nessa fase do projeto, o que torna o processo de implantação, homologação e produção ineficiente.

Colaboradores treinados farão melhor uso da ferramenta, o que otimizará a sua produtividade no dia a dia, gerando resultados cada vez mais expressivos.

6 — Acompanhe os resultados

A sexta etapa deve acompanhar todo o projeto de implantação do software de gestão, onde os resultados parciais e totais devem ser medidos por KPI — Key Performance Indicator (indicador-chave de desempenho). Isso garante que tudo transcorra nos parâmetros esperados, onde a palavra de ordem é: gerenciamento.

7 — Encerramento do projeto de implantação

A última etapa é o encerramento do projeto de implantação do software de gestão, onde o ambiente de homologação é substituído pelo ambiente de produção e as atividades suportadas pela ferramenta passam a ter valor efetivo e a compor o conjunto de dados e informações do negócio.

É sempre bom ter um projeto documentado e regido por um acordo formal e, nessa fase, é entregue o termo de encerramento, ou seja, sua principal função é a aceitação das entregas, além do arquivamento de toda a documentação coletada.

Se você seguir essas 7 etapas essenciais que citamos aqui, certamente, o processo de implantação do software de gestão na sua empresa será efetivo e sem maiores transtornos.

Não fique perdido nessa fase tão importante do seu negócio! Conte com o apoio da Allo Consultoria Empresarial para entender as necessidades da sua empresa e acompanhar cada passo do projeto para implantar um software de gestão. Solicite hoje mesmo a análise completa do seu empreendimento e receba o feedback dos nossos especialistas!

Rafael Lima

Autor Rafael Lima

Administrador, atuação com foco em gestão, planejamento e finanças — CRA-RJ 20-88222. Fascinado pelo mundo empresarial, finanças e economia. Redator e produtor de conteúdo web da Allo Consultoria Empresarial.

Mais artigos de Rafael Lima

Deixe o seu comentário